Поиск Заказчиков среди компаний,с которыми заключались ранее договора на долгосрочное сотрудничествоПоиск Заказчиков при помощи информационных каналов
На данном этапе Отделом Маркетинга производится поиск потенциального Заказчика при помощи различных информационных каналов.
Поиск Заказчиков среди компаний с которыми ранее заключались договора
На данном этапе производится анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью нахождения Заказчиков для возобновления сотрудничества.
Подготовка списка возможных Заказчиков
На данном этапе производится регистрация потенциальных Заказчиков и составляется список их реквизитов для отправки информации о предлагаемом материале.
Отправка возможным Заказчикам информации о предлагаемом материале
Информация о предлагаемом материале отправляется потенциальным Заказчикам при помощи выбранного информационного канала, каким может являться:
- Электронная почта;
- Традиционная почта;
- Факсимильная связь;
- Доставка личным представителем(курьером).
Получение запросов на материал
Данная стадия состоит из следующих этапов:
- Получение запросов на материал;
- Анализ запросов на материал;
- Регистрация полученных запросов на материал.
Получение запросов на материал
На данном этапе Отдел Продаж получает запросы на материал от Заказчиков.Запрос на материал представляет собой внешнее сообщение отделу продаж о потребности в материале.Запрос составляет основу последующих документов. Клиента или потенциального клиента может например интересовать наличие определенной группы изделий или каталоги определенных изделий.Кроме этой информации, запрос может включать данные об особых изделиях и краткое описание изделий.В позициях запроса указываются следующие реквизиты:
- Идентификационный номер запроса;
- Дата отправки;
- Идентификационный номер материала или группы материалов;
- Краткое описание материала.
Регистрация полученных запросов на материал
Запросы от возможных Заказчиков регистрируются в установленном порядке. Для зарегистрированных запросов может быть произведен анализ потребностей на рынке.
Анализ полученных запросов на материалЗ
апросы полученные от возможных Заказчиков анализируются с целью изучения потребностей на рынке,также проверяется проверка на наличие запрашиваемого материала в доступном для продажи ассортименте.
Составление списка Заказчиков, приславших запросы
Реквизиты возможных Заказчиков,приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список,для отправки им коммерческих предложений.
Отправка коммерческих предложений
На данной стадии производятся следующие этапы:
- Подготовка коммерческих предложений;
- Оформление коммерческих предложений;
- Согласование коммерческих предложений;
- Отправка коммерческих предложений.
Подготовка коммерческих предложений
Коммерческое предложение создается на запрос Заказчика. В нем может содержаться информация о стоимости определенного количества товара и сроках отгрузки. При создании предложения можно оценить вероятность заказа и предложить возможному Заказчику альтернативный материал.
Оформление коммерческих предложений
При оформлении коммерческого предложения в позициях его указываются следующие атрибуты:
- Идентификационный номер коммерческого предложения;
- Дата отправки;
- Идентификатор материала или группы материалов;
- Стоимость материала в зависимости от условий поставки;
(На данном этапе указывается цена с учетом скидок, налогов и условии поставки) - Идентификатор валюты;
- Информация о сроках отгрузки;
- Краткое описание материала;
- Просьба выслать подтверждение о получении.
Согласование коммерческих предложений
Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение согласовывается и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения.
Отправка коммерческих предложений
На данной стадии проводятся следующие этапы:
- Организация или возобновление переписки с возможными Заказчиками;
- Отправка коммерческих предложений;
- Регистрация отправки коммерческих предложений.
Организация деловой переписки с возможными Заказчиками
С возможными Заказчиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного информационного канала, каким могут являться:
- Электронная почта;
- Традиционная почта;
- Факсимильная связь;
- Доставка личным представителем(курьером).
Отправка коммерческих предложений возможным Заказчикам
Подготовленное и соответствующим образом оформленное коммерческое предложение отправляются возможному Заказчику при помощи выбранного канала связи. Дополнительно, в позиции коммерческого предложения может быть указана просьба об отправке подтверждения о получении.
Регистрация отправки коммерческих предложений
Отправленное коммерческое предложение регистрируется в установленном порядке.
Заключение или продление договора с Заказчиком
Данная стадия состоит из следующих этапов:
- Получение подтверждения комплектации заказа от Заказчика;
- Проверка на наличие договора на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком;
- Заключение или продление договора о долгосрочном сотрудничестве.
Получения подтверждения комплектации заказа от Заказчика
В ответ на коммерческое предложение Заказчик подтверждает готовность к сотрудничеству, высылая Поставщику подтверждение комплектации заказа.
Проверка на наличие договора с Заказчиком
На данном этапе проверяется наличие с Заказчиком действующего договора на долгосрочное сотрудничество.
Заключение или продление договора с Заказчиком
В случае если договор на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком заключен не был , или истекли его сроки, на данном этапе производится заключение/продление договора.
Обработка заказа
Данная стадия состоит из следующих этапов:
- Получение заказа от Заказчика;
- Согласование заказа;
- Регистрация заказа.
Получение заказа от Заказчика
Заказ создается на основе коммерческого предложения, с учетом подтверждения комплектации заказа.Заказ клиента может быть следующих видов:
- Возврат (брак в комплектующих)
- Допоставка по цене договора
- План поставок (в соответствии с договором)
- Бесплатная поставка (замена брака)
В позициях заказа указывается:
- Идентификационный номер заказа;
- Вид заказа;
- Дата отправки;
- Идентификатор материала или группы материалов;
- Условия поставки;
- Идентификатор валюты.
Cогласование заказа
В случае необходимости, заказ может быть согласован с Заказчиком и , на основании этого , в его данные могут быть внесены изменения.
Регистрация заказа
Заказ клиента регистрируется в установленном порядке. Для зарегистрированных заказов может быть произведен анализ.
Отправка инвойса (счёта-фактуры) Заказчику
На данной стадии производятся следующие этапы:
- Подготовка инвойса в соответствии с заказом;
- Оформление инвойса;
- Согласование инвойса;
- Отправка инвойса Заказчику;
- Регистрация отправки инвойса.
Подготовка инвойса
В соответствии с заказом Заказчика и условиями договора подготавливается инвойс (счет - фактура).В его позициях указывается:
- Идентификационный номер инвойса;
- Дата отправки;
- Идентификатор материала или группы материалов;
- Идентификатор валюты;
- Условия поставки;
- Условия оплаты с указанием счета;
Счета могут быть следующих видов:
- Отдельный счет для каждой поставки;
- Сводный счет для нескольких поставок;
- Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).
Оформление инвойса
При оформлении инвойса в его позициях указывается:
Согласование инвойса
Подготовленный инвойс соответствующим образом согласуется, и в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения.
Отправка инвойса Заказчику
Подготовленный и оформленный соответствующим образом инвойс отправляется Заказчику при помощи выбранного канала связи.
Регистрация отправки инвойса
Отправленный инвойс регистрируется в установленном порядке.
Выполнение обязательств по договору
Данная стадия состоит из следующих этапов:
- Получение от Заказчика уведомления о выполнении условии по оплате;
- Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке;
- Контроль выполнения Заказчиком обязательств по оплате;
- Отгрузка материала в соответствии с договором.
Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке
Непосредственно после получения уведомления о выполнении условий по оплате, Поставщик высылает уведомление о готовности к отгрузке материала, в соответствии с условиями поставки, при получении со своей стороны подтверждения о выполнении условий по оплате. В уведомлении может указываться ориентировочная дата отгрузки.
Отгрузка материала в соответствии с условиями договора
На данном этапе Поставщиком проверяется выполнение Заказчиком условий по оплате заказа в соответствии с договором. В случае неподтверждения их выполнения, Заказчику высылается уведомление в установленной форме.
Контроль выполнения условий договора
Данная стадия включает в себя следующие этапы:
- Регистрация отступления от контрольных дат по договору;
- Выставление и\или рассмотрение претензий по нарушению условий договора
Регистрация отступления от контрольных дат по договору
На данном этапе в установленном порядке регистрируются все отступления от контрольных дат, согласно условиям договора, для возможности последующего выставления претензий по невыполнению пунктов договора Заказчику.
Выставление и/или рассмотрение претензий по нарушению условий договора
На данном этапе производится выставление и\или рассмотрение претензий по невыполнению или отступлению от условий договора в установленном порядке.
Контроль счетов
На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Продажу, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.
