Принято

Протоколом Межгосударственного

совета по стандартизации,

метрологии и сертификации

от 28 февраля 2006 г. N 23

ИЗМЕНЕНИЕ N 1 ГОСТ 2.501-88

"ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ"

Принято Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по переписке (Протокол N 23 от 28.02.2006).

Зарегистрировано Бюро по стандартам МГС N 5305.

За принятие изменения проголосовали национальные органы по стандартизации следующих государств: AZ, AM, BY, KZ, KG, MD, RU, TJ, TM, UZ, UA [коды альфа-2 по МК (ИСО 3166) 004].

Дату введения в действие настоящего изменения устанавливают указанные национальные органы по стандартизации.

Вводная часть. Первый абзац после слова "документов" дополнить словами: "выполненных в бумажной и электронной формах";

дополнить абзацем:

"На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота".

Пункт 1.1 после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной форме".

Пункт 1.2 и сноска. Заменить знак сноски: <*> на <1>;

дополнить сноской - <2>:

"<2> Знаком "*" отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в Приложении 5".

Пункты 1.2, 2.1, 2.2, 2.4, 2.8, Приложение 2 (пункты 1.6, 1.14) дополнить в конце знаком сноски: <*>.

Раздел 1 дополнить пунктом - 1.3:

"1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:

- конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

- для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;

- преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102;

- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

- взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик".

Пункт 2.1 после слова "Подлинники" дополнить словами: "выполненные в бумажной форме";

 примечание.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: примечание к пункту 2.1 отсутствует.

дополнить абзацем (перед примечанием):

"Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051".

Пункт 2.2. Первый абзац. Заменить слова: "должны проверять:" на "проверяют:";

перечисление 1) после слова "спецификациями" дополнить словами: "ведомостями электронных документов";

перечисление 3) после слова "подписей" дополнить словами: "(в том числе электронных цифровых подписей)"; исключить слова: "кроме карты технического уровня и качества продукции".

Пункт 2.3 изложить в новой редакции:

"2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:

- инвентарный номер документа;

- дата регистрации;

- обозначение документа;

- наименование;

- число листов в документе;

- формат документа по ГОСТ 2.301;

- кем выпущен документ;

- подпись о приемке документа на хранение;

- примечание (при необходимости).

Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с Приложением 3. При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме".

Пункт 2.4. Первый абзац изложить в новой редакции:

"Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер";

второй абзац исключить.

Пункт 2.6. Исключить слова: "(в инвентарной книге)";

дополнить словами: "в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ".

Пункт 2.7. Первый абзац изложить в новой редакции:

"По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в Приложения 3".

Пункт 2.8. Первый абзац после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной форме";

дополнить абзацем:

"Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию".

Пункт 2.9 дополнить абзацем:

"Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201".

Пункт 3.3 изложить в новой редакции:

"3.3. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений".

Пункт 3.4. Первый абзац изложить в новой редакции:

"В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник".

Пункт 3.5. Первый абзац изложить в новой редакции:

"В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении".

Пункт 3.6. Первый абзац. Исключить слова: "изготовляемом вручную".

Пункт 3.7 дополнить абзацем:

"Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица".

Раздел 4 исключить.

Приложение 2. Пункт 1.1. Первый абзац после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной форме";

второй абзац после слова "копий" дополнить словами: "в бумажной форме";

пункт 1.2 после слова "документов" изложить в новой редакции: "архивные, контрольные, рабочие";

пункт 1.3. Первый абзац после слова "технологии" дополнить словом: "изготовления"; после слов "конструкции и т.п. " дополнить словами: "Наличие архивных копий отражают в карточках учета (форма 2, Приложение 3)";

второй абзац дополнить словами: "в папках (альбомах) или на электронном носителе";

третий абзац перед словами "На видном месте" дополнить словами: "Для документов в бумажной форме";

пункт дополнить абзацем:

"Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (буква, цифра и др.)";

пункт 1.4. Первый абзац изложить в новой редакции:

"Контрольные копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и абонентам не выдают";

дополнить абзацем (после первого):

"Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак (буква, цифра и др.)";

Приложение 2 дополнить пунктом - 1.4а:

"1.4а. Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает организация";

пункт 1.5 исключить;

пункт 1.6 изложить в новой редакции:

"1.6. Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам учета документов формы 2, 2а в соответствии с Приложением 3.

Учет выдачи и возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом по абонентским карточкам формы 3, 3а в соответствии с Приложением 3 <*>";

пункт 1.7. Первый абзац после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной форме";

пункт 1.14 после слов "экземпляр технолога" дополнить словами: "приведенные в Приложении 4";

пункт 2.3. Первый абзац изложить в новой редакции:

"Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп. 2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации";

третий абзац после слова "копиях" дополнить словами: "в бумажной форме";

пункт 2.4 после слова "учитывают" дополнить словами: "вручную или автоматизированным способом".

 примечание.

При публикации ГОСТ 2.501-88 в официальном издании М.: Издательство стандартов, 1988 "Карточка учета документов (лицевая сторона)" была дополнена словами "Форма 2".

Приложение 3. Перед словами "Карточка учета документов (лицевая сторона)" дополнить словами: "Форма 2"; форма 2. Заменить наименование графы: "(Отметки о микрофильмировании, восстановлении, аннулировании)" на "(Отметки о микрофильмировании, наличии архивной копии, восстановлении, аннулировании)".

Приложение 4. Наименование дополнить словами: "ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ";

пункт 11 исключить; образец штампа "ЭКЗЕМПЛЯР ГОСПРИЕМКИ" исключить.

Стандарт дополнить Приложением - 5:

"Приложение 5

Справочное

КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА

К пункту 1.2. Учет и хранение бумажных и электронных документов является частью системы обращения документации на предприятии.

Под учтенным документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание (учтенный документ).

Перечень функций, организационная структура и распределение функций системы документооборота устанавливается предприятием.

К пункту 2.1. При регистрации (учете) электронных документов в графе "Примечание" (форма 1, Приложение 3) указывают формат файла документа.

К пункту 2.2. К другим документам относится "Ведомость спецификаций" в соответствии с ГОСТ 2.102, по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени входимости составных частей.

Для электронных документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочным единицам, проверка комплектности осуществляется по спецификации. Для документов на все изделие в целом комплектность документов проверяют по "Ведомости электронных документов".

К пункту 2.4. Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.

К пункту 2.8. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование.

Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.

К Приложению 2 (пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная система при учете движения документов должна обеспечивать своевременную рассылку абонентам (внутренним и внешним) извещений об изменениях и (или) копий измененных документов.

Информационные данные. Раздел 5. Пункт 3 исключить;

пункт 5. Таблицу дополнить ссылками и номерами пунктов:

ГОСТ 2.051-2006, 2.1; ГОСТ 2.301-68, 2.3;

графа "Номер пункта". Исключить ссылку: 4.2;

заменить ссылку: "ГОСТ 13.1.002-80" на "ГОСТ 13.1.002-2003".