1. Общие положения

1.1. Настоящим положением описываются основные принципы, связанные с учетом персонала Компании.

1.2. Назначение кадрового делопроизводства — документальное сопровождение управления персоналом Компании, обеспечение правовой защищенности Компании по вопросам соблюдения трудового законодательства РФ и требований к кадровому делопроизводству.

2. Виды кадрового делопроизводства

Учет персонала может быть разделен на три основных вида по объекту, на который он направлен:

2.1. Персонифицированный учет — учет информации по каждому сотруднику отдельно, основные документы — личные дела сотрудников, ключевое слово — сотрудник.

2.2. Штатно-должностной учет — учет информации по организационной структуре и должностям Компании, документы — штатное расписание, приказы, положения, должностные инструкции, описание рабочих мест, ключевое слово — должность, структура.

2.3. Статистический учет — анализ документов по кадровому учету, обобщающие цифровые данные, отражающие количественное и качественное состояние по персоналу в Компании; основные документы — справки, отчеты о численности, составе, динамике движения персонала.

3. Персонифицированный учет

3.1. Прием сотрудников (форма Т-1, Т-1а Госкомстата РФ)

3.2. Ведение личной карточки (форма Т-2 Госкомстата РФ)

3.3. Перевод сотрудника с должности на должность или в другое подразделение (форма Т-5, Т-5а Госкомстата РФ)

3.4. Оформление отпуска (форма Т-6 Госкомстата РФ)

3.5. Оформление листа по временной нетрудоспособности

3.6. Оформление поощрений (форма Т-11 Госкомстата РФ)

3.7. Оформление взысканий

3.8. Оформление командировок (форма Т-9, Т-10, Т-10а Госкомстата РФ)

3.9. Оформление документов по результатам аттестации сотрудника

3.10. Оформление документов по результатам обучения сотрудника

3.11. Выдача справок с места работы, выдача копий документов по требованию

3.12. Увольнение сотрудников (форма Т-8, Т-8а, Т-61 Госкомстата РФ)

4. Штатно-должностной учет

4.1. Организационная структура Компании.

4.2. Штатное расписание (форма Т-3 Госкомстата РФ)

4.3. Описание рабочего места

4.4. Должностная инструкция

4.5. График отпусков (форма Т-7 Госкомстата РФ)

4.6. Табели учета рабочего времени (форма Т-12 Госкомстата РФ)

4.7. Положения, регламентирующие трудовые отношения в Компании

5. Статистический учет

5.1. Штатное замещение.

5.2. Справка по среднесписочной численности.

5.3. Справка о динамике персонала в Компании (принято на работу, уволено, процент текучести кадров).

6. Другая документация,

предусмотренная трудовым законодательством РФ и локальными нормативными актами Компании.

Персонифицированный учет в компании

1. Основными документами в персонифицированном учете являются:

1.1. Личное дело сотрудника Компании.

1.2. Книга приказов по личному составу.

1.3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней.

2. Персонифицированный учет сотрудников Компании можно вести как в электронном виде (система кадрового делопроизводства, принятая в Компании), так и в бумажном виде — личные дела сотрудников; книга приказов; книга движения трудовых книжек.

3. Личное дело сотрудника формируется при оформлении сотрудника в Компанию.

3.1. В личное дело включаются следующие документы:

3.1.1. Личная карточка (Т-2) с наклеенной фотографией, в которой обязательно должен быть внесена запись о приеме сотрудника на работу с подписью ознакомления сотрудником.

3.1.2. Заявление о приеме на работу.

3.1.3. Трудовой Договор с Генеральным директором Компании (или лицом, имеющим полномочия по приказу о делегировании полномочий).

3.1.4. № государственного страхового свидетельства, занесенный в личную карточку сотрудника.

3.1.5. № свидетельства о получении ИНН, занесенный в личную карточку сотрудника.

3.1.6. Приказ о приеме на работу (форма Т-1).

3.1.7. Копии документов об образовании.

3.2. В личное дело сотрудника вкладываются по мере необходимости:

3.2.1. Приказы о переводе — форма Т-5 (с обязательной фиксацией их в личной карточке — форма Т-2 с подписью ознакомления сотрудника), при необходимости — Дополнительные соглашения к трудовому договору.

3.2.2. Заявления о предоставлении отпуска, № приказов (записок) о предоставлении отпуска вносятся в личную карточку сотрудника (форма Т-2).

3.2.3. Документы об оценке персональной деятельности сотрудника с занесением в личную карточку — форма Т-2

3.2.4. Копии документов об обучении, повышении квалификации, переподготовке с занесением данных в личную карточку — форма Т-2.

3.2.5. Другие документы.

3.3. Сотрудники компании обязаны ставить в известность подразделение по управлению персоналом в течение 10 дней, о любых изменениях данных, указываемых в личной карточке (изменение места жительства и/или регистрации, изменение фамилии, изменение семейного положения, образования и прочее)

3.4. Личные дела хранятся в подразделении по управлению персоналом Компании.

4. Книга регистрации приказов.

4.1. Приказы формируются по факту изменения кадрового состава Компании. Все приказы составляются на основании утвержденных форм (с полным переходом на Систему кадрового делопроизводства и формируются из нее).

4.2. Приказы регистрируются в книге учета кадровых приказов Компании, (им присваивается номер), и отдаются на подпись Генеральному директору. На всех приказах должна быть подпись сотрудника и дата, что он ознакомлен и в какие сроки с содержанием приказа.

4.3. Приказы хранятся в папке «Книга приказов по личному составу» Компании.

5. Трудовая книжка.

5.1. Трудовая книжка принимается у сотрудника в день оформления в Компанию и регистрируется в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним».

5.2. После регистрации приказов в трудовую книжку в пятидневный срок вносится запись о приеме на работу.

5.3. Во время работы в Компании сотрудник может получить трудовую книжку для предоставления в государственные органы (например, в ОВИР для получения заграничного паспорта). При этом с сотрудника берется расписка установленного образца. Расписка хранится в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним до возвращения трудовой книжки, после возвращения трудовой книжки расписка уничтожается.

5.4. Перемещения сотрудника производятся на основании приказа (форма Т-5) в трудовой книжке после регистрации приказа, не позднее 5 дней после издания приказа. Сотрудник под подпись знакомится с приказом о перемещении и записью в личной карточке, составленной по форме Т-2.

5.5. При увольнении сотрудника выпускается приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8), на основании которого трудовая книжка выдается в день увольнения под роспись о выдаче в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

6. Электронный учет.

6.1. Электронный учет сотрудников ведется в Системе кадрового делопроизводства, предусмотренной в Компании

Штатно-должностной учет

1. Основными документами штатно-должностного учета являются:

1.1. Штатное расписание предприятия и приложение (штатное замещение) к нему.

1.2. Приказы о внесении изменений в штатное расписание.

1.3. Графики отпусков предприятия.

1.4. Правила трудового внутреннего распорядка предприятия.

1.5. Должностные инструкции.

1.6. Табели учета рабочего времени.

2. Штатно-должностной учет по Компании ведется как в бумажном (Приказы по личному составу), так и в электронном виде (Система кадрового делопроизводства, принятая в Компании).

3. Описание основных документов.

3.1. Штатное расписание — организационно-распорядительный документ, который содержит перечень наименований должностей сотрудников предприятия с указанием количества штатных единиц, размеров должностных окладов и месячного фонда заработной платы предприятия.

3.1.1. Штатное расписание составляется ежегодно на 1 января текущего года.

3.1.2. Изменения в штатное расписание вносятся:

3.1.2.1. Приказом по Компании (о внесении изменений в штатное расписание) в случае незначительного изменения штатного расписания (менее 30% содержания).

3.1.2.2. Утверждением нового штатного расписания в случае кардинального изменения штатного расписания.

3.1.3. Штатное расписание согласовывается с главным бухгалтером, утверждается Генеральным директором, заверяется печатью Компании. Хранится в папке «Приказы по личному составу» в разделе «Штатные расписания».

3.1.4. Приложение к штатному расписанию (штатная численность) — документ, который содержит перечень сотрудников с указанием занимаемой должности, размеров должностных окладов и персональных надбавок.

3.2. Графики отпусков предприятия — документ, регламентирующий порядок предоставления очередных оплачиваемых отпусков сотрудникам предприятия. Содержит перечень сотрудников с указанием должностей и планируемых сроков предоставления отпуска в текущем году.

3.2.1. График составляется ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года в соответствии со ст. 123 Трудового Кодекса РФ.

3.2.2. График утверждается Генеральным директором Компании, по согласованию с профсоюзной организацией.

3.3. Правила внутреннего трудового распорядка — организационно-распорядительный документ, содержащий правила, определяющие трудовой порядок в Компании ст.189 Трудового Кодекса РФ.

3.3.1. Содержат следующие разделы:

· Общие положения;

· Порядок приема;

· Порядок перевода и увольнения сотрудников;

· Основные обязанности сотрудников;

· Основные обязанности администрации;

· Рабочее время и его использование;

· Поощрения за успехи в работе;

· Взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

· Внутриобъектный режим;

· Организация работы.

3.3.2. Составляются при образовании предприятия, утверждаются общим собранием трудового коллектива, визируется юристом, утверждается Генеральным директором Компании.

3.3.3. Хранятся в папке «Приказы по личному составу» в разделе «Правила трудового внутреннего распорядка».

3.4. Должностная инструкция — документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий права и обязанности сотрудника, занимающему эту должность.

3.4.1. Должностная инструкция составляется непосредственным руководителем на каждую должность подразделения; согласовывается с юристом, утверждается Генеральным директором Компании.

3.5. Табель учета рабочего времени (форма Т-12 Госкомстата РФ) заполняется ответственным лицом в подразделении ежедневно в бумажном или электронном виде.

Статистический учет

1. Основными документами статистического учета являются:

· Штатное замещение;

· Справка по среднесписочной численности;

· Справка о динамике персонала в Компании (принято на работу, уволено, процент текучести кадров).

2. Статистический учет ведется как в бумажном (Приказы по личному составу), так и в электронном виде (Система кадрового делопроизводства, принятая в Компании).

3. Описание основных документов.

3.1. Штатное замещение — организационно-распорядительный документ, который содержит перечень наименований должностей сотрудников Компании с указанием фамилий сотрудников, размеров должностных окладов и персональных надбавок.

3.2. Справка о динамике персонала дает возможность своевременно проанализировать состояние Компании.