Направление фриланса подарило людям возможность работать вне стен офиса. Но свобода от «офисного рабства» не означает безделье или праздное время препровождение, чаще всего это упорный труд и порой по 10-12 часов ежедневно.

Самым большим преимуществом работы вне офиса является возможность творчески подходить к выбору рабочего места и организовывать его там, где легче всего сосредоточиться, где результативность работы максимальна высока и где царит вдохновение.

Взгляните на обычный рабочий день в какой-либо корпорации — тотальный контроль, многочисленные совещания, люди, которые то и дело вторгаются в кабинет со срочными вопросами. Разве это помогает работать эффективно, без стресса? Или, быть может, совещания мотивируют сотрудников и увеличивают их продуктивность? Нет и еще раз нет.

Обычные офисы теряют свою эффективность, недаром такие книги как «REWORK. Бизнес без предрассудков» показывающие совершенно иную систему организации офиса становятся мировыми бестселлерами. Нам всем не хватает личного пространства и свободы.

Отказ от традиционных офисных систем набирает популярность на западе, остается надеяться, что в скором времени мы увидим ряд подобных изменений и в российских компаниях.

Ну а пока, давайте порассуждаем об устройствах для создания личного мобильного офиса.

Практически все мы время от времени испытываем потребность иметь с собой некие гаджеты (начиная от ручки с блокнотом, заканчивая ноутбуком). Например, находясь в налоговой, вам вряд ли понравится ситуация, если у вас не окажется под рукой ручки, когда вам нужно расписаться на документе или когда вам требуется срочно позвонить, а ваш телефон разряжен.

Итак, предположим, что по какой-то причине вы решили поработать на природе. Вы только что перечитали тайм-менеджмент от Васи Кислого и вас обуревает желание создать что-то великое вне дома.

Вы берете свой телефон и следующая мысль, которая возникнет у вас в голове, телефон — это хорошо, но все ли документы у меня с собой?

И вот теперь ваша продуктивность зависит от того, как работает синхронизация ваших данных. Уделили ли вы достаточно времени этому вопросу или ваши идеи поработать так и останутся нереализованными, как только на вашем пути встретился первый камушек?! Итак, как настроить синхронизацию всех ваших данных между домашним ноутбуком, телефоном, планшетом, рабочим компьютером и т.д. ?

Проще всего определить для себя раз и на всегда, принцип работы с документами. Например, вы должны решить, что как только вы создаете новый документ и заканчиваете над ним работу, вы перемещаете его на сервер. Или вы можете решить для себя, что вы всегда работаете только с документами расположенными на сервере. Только введение регламента работы с документами позволит вам быстро и продуктивно работать вне офиса. Если же вы проигнорируете этот пункт, то поверьте, найдется миллион причин, почему ваша база документов на сервере находится не в актуальном состоянии. Под сервером я понимаю любой доступный сервер для хранения документов — это может быть dropbox, google docs, корпоративный сервер и т.д.

Для экономии вашего времени и нервов, я настоятельно рекомендуют отсканировать все важные документы. Я предпочитаю часть из них хранить на сервере dropbox. В определенные жизненные моменты, копии этих документов могут значительно облегчить вам жизнь.

К таким документам относятся:

1. ИНН
2. страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
3. загранпаспорт
4. российский паспорт
5. трудовая книжка
6. свидетельство о заключении брака
7. банковские реквизиты (данные банка, в котором у вас есть пластиковые карточки, номера счетов и иная банковская информация для перевода денег на ваш расчетный счет)

Для индивидуальных предпринимателей этот список можно немного расширить и отсканировать следующие документы:

1. свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей
2. свидетельство о регистрации в территориальном фонде обязательного медицинского страхования
3. выписку из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей
4. отдельно стоит подготовить файл с банковскими реквизитами вашей организации

Также в отдельной папке Books на сервере dropbox, я храню список книг, которые планирую прочитать в течении нескольких месяцев. Как правило, каждая книга хранится на сервере в трех или четырех форматах: *.fb2, *.epub, *.pdf, *.doc. Это связано с тем, что я читаю одну и туже книгу порой на разных устройствах. Например, на Apple iPad 2, я читаю книжку прямо из приложения dropbox в формате *.pdf, а на телефоне Sony Ericsson Xperia X10 mini pro в формате *.fb2.

Многие могли бы добавить к этому списку программу evernote. Но, у меня она не прижилась. Я не смогла её интегрировать в свою ежедневную жизнь.

Мне нравится идеи тайм-менеджмента Васи Кислого, но увы, лично мне они не подходят. Я много раз пыталась воспользоваться его советом и попробовать использовать время в дороге, работая на смартфоне. Но увы, мне либо не хватало терпения либо мешало осознание того, что для выполнения задания на смартфоне потребуется час, а на ноутбуке — пятнадцать минут. Поэтому благие идеи поработать на кпк «гибли на корню». Я искренне завидую тем людям, которые могут работать на чем угодно и где угодно. У меня так не получается.

Так как, я часто сохраняю закладки в браузере, я выбрала он-лайн сервис pinboard. Для каждой закладки можно определить теги и установить галочку «read later», что позволяет вернуться к интересным статьям позже. С помощью расширения Pinboard я интегрировала сервис закладок в браузер Google Chrome.

Так как мне надоело запоминать пароли и логины к огромному количеству сайтов, я воспользовалась приложением LastPass. Это приложение имеет также расширение для браузера Google Chrome и может быть установлено на различные устройства, например на смартфоны на базе Android, Apple iPhone или Apple iPad, на телефоны Blackberry и т.д. Тем самым база паролей на всех устройствах находится у меня в актуальном состоянии.

Вся вышеописанная синхронизация рассчитана на то, что ваш ноутбук, нетбук, планшет или телефон имеет доступ в интернет. Как правило большинство ноутбуков имеют встроенный WI-FI адаптер, реже встроенный 3G модем. Если ваша работа связана с разъездами, то вам лучше приобрести ноутбук или нетбук со встроенным 3G модемом, так как подключение внешнего модема уменьшает время работы вашего устройства от батареи.

Вам также следует постоянно мониторить сайты операторов и изучать наиболее интересные тарифы для доступа в интернет. Возможно ваш оператор уже давно предложил какой-то безлимитный тариф, а вы до сих пор платите огромные суммы за трафик.

Что делать, если вы дорожите своим телефонным номером и не можете с ним расстаться, а ваш оператор установил грабительские цены на доступ в интернет? Вам стоит приобрести мульти-сим адаптер, в который вы установите две сим-карты — одну для работы в интернете, другую — для звонков. И вуаля, проблема исчерпана!

В моем понимании мобильный офис — это нечто большее чем ноутбук с доступом в интернет. К сожалению, некоторые устройства практически не представлены в России и довольно дорогостоящие.

Итак, на мой взгляд, интересно было бы попробовать для мобильного офиса приобрести следующие гаджеты.

Ручка Livescribe Smartpen Echo, ее стоимость на ebay.com составляет 100-150 $ (без учета стоимости доставки в Россию)

Довольно интересное устройство, подойдет тем людям, которые не хотят отказываться от бумаги, но в тоже время предпочитают важную информацию хранить в оцифрованном виде. Во время отпуска в ОАЭ, это устройство было представлено во многих магазинах, но я так и не решилась его приобрести. Я не смогла для себя однозначно определить пригодилось бы оно мне в жизни или так и лежало бы на полке. Но гаджет безусловно интересный.

Ручные сканеры iRIS, на ebay.com представлена только одна модель, стоимость ее составляет 180 $ (без учета стоимости доставки в Россию)К сожалению, эта тема у нас практически не освещена и для меня было откровением увидеть такое количество ручных сканеров в продаже. Теперь штучки Джеймс Бонда доступны простому обывателю и это здорово! Ведь для мобильного офиса такая вещь просто незаменима!

Мобильные принтеры PRINTSTIK, стоимость на ebay.com модели PRINTSTIK PS900 составляет около 170 $ (без учета стоимости доставки в Россию).

Его толщина — 2,5 см, высота — 4,8 см, длина — 28 см, вес — 650 грамм. Принтер использует технологию прямой термопечати.

Я уже давно ищу мобильный принтер весом до одного килограмма, но который бы печатал на стандартной бумаге A4. Почему именно меня интересует принтеры работающие со стандартными листами A4?

Я думаю это легко объяснить, ни в одной инстанции документ распечатанный на термобумаге не примут. Также скорей всего печать на термобумаге расплывется. А печатать документы для себя в дороге — мне не требуется.  Я смогла придумать лишь две ситуации в которых может потребоваться печать документов в дороге для личного использования. Скажем, вы приехали куда-то выступать с докладом и вам нужно срочно распечатать текст выступления. Или вы набрали какой-либо документ, а затем вам необходимо его распечатать и отправить факсом.

Построить идеальный мобильный офис не просто и это отнюдь не дешевое решение. Но возможность работать там где хочешь с максимальным комфортом того стоит. Я уверена, что в данной статье многие интересные вещи остались за кадром. Поэтому я предлагаю вам исправить это упущение и присоединиться к обсуждению, ответив на вопрос: «А что входит в ваш набор мобильного офиса?»