ПОЛНЫЙ ТЕКСТ ДОКУМЕНТА НАХОДИТСЯ В ФАЙЛЕ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ - ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

(ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ)

ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

Ю.П. ОРЛОВСКИЙ, Д.Л. КУЗНЕЦОВ,

И.Я. БЕЛИЦКАЯ, Ю.С. КОРЯКИНА

Ответственный редактор

заслуженный деятель науки Российской Федерации,

доктор юридических наук, профессор, заведующий кафедрой

трудового права Государственного университета -

Высшая школа экономики

Ю.П. ОРЛОВСКИЙ

КОЛЛЕКТИВ АВТОРОВ

Кузнецов Д.Л. - директор Института управления человеческими ресурсами Московского государственного университета технологий и управления, доцент кафедры трудового права Государственного университета - Высшая школа экономики (ГУ-ВШЭ), директор по персоналу аудиторско-консультационной фирмы "Аудит-стандарт", лауреат конкурса Правительства Москвы в области науки и образовательных технологий - гл. IV, § 6.4 (в соавторстве с И.Я. Белицкой), § 6.6 (в соавторстве с И.Я. Белицкой), § 6.9 (в соавторстве с И.Я. Белицкой) гл. VI, § 7.2 (в соавторстве с И.Я. Белицкой, Ю.С. Корякиной) гл. VII, гл. IX (в соавторстве с И.Я. Белицкой).

Белицкая И.Я. - заместитель директора Института управления человеческими ресурсами Московского государственного университета технологий и управления - гл. I - II, гл. III (в соавторстве с Ю.С. Корякиной), гл. V, § 6.1 - 6.3, § 6.4 (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым), § 6.6 (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым), § 6.7 - 6.8, § 6.9 (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым), § 6.10 гл. VI, § 7.2 (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым, Ю.С. Корякиной), § 7.3 - 7.4 (в соавторстве с Ю.С. Корякиной) гл. VII, гл. VIII, гл. IX (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым), гл. X.

Корякина Ю.С. - заместитель директора Института управления человеческими ресурсами Московского государственного университета технологий и управления - гл. III (в соавторстве с И.Я. Белицкой), § 7.1, § 7.2 (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым, И.Я. Белицкой), § 7.3 - 7.4 (в соавторстве с И.Я. Белицкой) гл. VII.

Орловский Ю.П. - заслуженный деятель науки Российской Федерации, доктор юридических наук, профессор, заведующий кафедрой трудового права Государственного университета - Высшая школа экономики (ГУ-ВШЭ) - ответственный редактор.

ПРЕДИСЛОВИЕ

Книга, которая предлагается читателю, содержит образцы наиболее значимых документов, оформляемых кадровой службой.

В настоящее время объем работы этой службы значительно возрос. Это связано с необходимостью заключения трудового договора в письменной форме, подготовкой приказов на всех стадиях трудового отношения, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением.

На практике нет общего мнения, как лучше оформлять совмещение профессий (должностей), изменения трудового договора в форме постоянного и временного перевода на другую работу. Следует также различать положения, которые являются неотъемлемой частью трудового договора, и соглашения, имеющие самостоятельное значение.

На эти и многие другие вопросы отвечает настоящее издание. Особенностью книги "Правовые основы кадрового делопроизводства" - и в этом ее отличие от имеющихся практических пособий по кадровому делопроизводству - является наличие методических рекомендаций по составлению документов. Эти рекомендации основаны на действующем правовом материале, судебной практике.

Сегодня правовое поле, на котором работает кадровая служба, весьма обширно. Оно включает в себя не только Трудовой кодекс Российской Федерации, но и иные федеральные законы, в частности Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию", Федеральный закон от 20.04.2007 N 54-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О минимальном размере оплаты труда" и другие законодательные акты Российской Федерации", в соответствии с которым минимальный размер оплаты труда с 1 сентября 2007 г. был установлен в размере 2300 руб. в месяц.

Важную роль в регулировании трудовых отношений играют постановления Правительства Российской Федерации, в частности Постановление от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" и другие нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.

Особенностью современного трудового права является расширение договорного регулирования трудового отношения. Многие из вопросов, которые раньше решались в централизованном порядке, могут быть предметом рассмотрения коллективного договора, соглашения, трудового договора. Так, ст. 179 ТК РФ определяет конкретный перечень работников, которым предоставляется преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников, и в то же время указывает, что коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

Задачи кадровой службы в настоящее время возросли и в связи с тем, что Трудовой кодекс РФ отнес к источникам трудового права локальные нормативные акты: приказы и иные документы, содержащие нормы трудового права. Следует иметь в виду, что в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такового). Кроме того, эти локальные нормативные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями. Требования, предъявляемые к локальным нормативным актам, также рассматриваются в настоящем пособии.

Для правоприменительной практики важное значение имеют Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю" и от 28.12.2006 N 63 "О внесении изменений и дополнений в Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

Знание обширного нормативного материала, судебной практики и умение их применять - необходимое условие успешной работы всех кадровых служб.

Составители книги "Кадровое делопроизводство (правовые основы)" надеются, что это издание поможет всем работодателям, включая индивидуальных предпринимателей, юрисконсультам, специалистам кадровой службы правильно оформлять трудовые отношения с работниками, более квалифицированно решать вопросы управления персоналом.

Будем вам благодарны за высказанные замечания и предложения, которые вы можете отправлять на наш электронный адрес prosnkadrdel@rambler.ru.

Ответственный редактор

заслуженный деятель науки

Российской Федерации,

доктор юридических наук,

профессор Ю.П.Орловский

I. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

В соответствии с требованиями законодательства и в целях организации эффективного делопроизводства кадровой службы в организации необходимо разработать номенклатуру дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке <1>. Каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел структурного подразделения, на основе которых затем составляется сводная номенклатура дел организации. Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется инструкцией по делопроизводству, действующей в организации.

--------------------------------

<1> ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о кадровой службе, инструкцией по делопроизводству, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003) (далее - Перечень), номенклатурами дел подразделения за предшествующие 2 - 3 года. Кроме того, при составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать требования, предъявляемые к документации по личному составу Трудовым кодексом РФ, другими нормативными актами, регулирующими трудовые правоотношения. К сожалению, многие из документов, предусмотренные законодательными актами, в частности Трудовым кодексом РФ, не включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровой службы при формировании дел. Так, например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами - основаниями к приказам по личному составу. В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), отметка об этом делается в 4 и 5 графах номенклатуры.

Классификация приказов, данная в Перечне, вызывает вопросы, поскольку определение приказов по личному составу в Трудовом кодексе РФ отсутствует. С учетом действующего законодательства можно сформулировать следующее определение приказа по личному составу - распорядительный документ, регулирующий трудовые отношения работника с работодателем, изданный на основании заключенного трудового договора. Это уточнение имеет большое значение для составления номенклатуры дел кадровой службы и формирования дел, так как приказы по личному составу и по основной деятельности должны формироваться в разные дела.

При составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать срок хранения документов. Срок хранения приказов по личному составу о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, о применении дисциплинарных взысканий, о дежурствах, некоторых иных документов составляет менее 75 лет (например, для приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков Перечень устанавливает срок хранения в 5 лет). Статья 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает срок хранения для документов по личному составу в 75 лет. Кажущееся противоречие не дает оснований для продления срока хранения всей документации по личному составу: ст. 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение. А документом Архивного фонда РФ является согласно тому же Закону архивный документ (т.е. материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства), прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Таким образом, документы, в том числе и по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем), имеющие иные сроки хранения (1 год, 5 лет, 75 лет), не являются документами Архивного фонда РФ, т.е. увеличения сроков хранения всех документов по личному составу до 75 лет в связи с принятием в 2004 г. нового федерального закона не произошло.